Memecah kalimat dalam Ms. Excel

Banyak fungsi yang disediakan oleh Ms. Excel, bahkan aplikasi spreadsheet yang terkenal ini juga menyertakan fungsi untuk mengelola text, yaitu salah satunya fungsi Left, Mid, Right, Find dan lain sebagainya.

Fungsi-fungsi text ini dapat digunakan untuk memecahkan kalimat menjadi beberapa kata atau sekalipun memisahkan nya menjadi kata per kata. Misalnya: terdapat kata "Reno Paslah" dalam cell B3, kita ingin memisahkannya menjadi "Reno" pada cell C3 dan "Paslah" pada cell D3, perhatikan gambar berikut:

Contoh kasus di atas mungkin kerap kita temui dalam pekerjaan atau barangkali ada yang iseng bertanya tentang hal ini. Untuk menyelesaikan masalah ini mungkin ada banyak cara mulai dari memindahkannya satu per satu, atau bahkan dengan berbagai macam fungsi.

Kita bisa saja memecahkan full name nya satu persatu dengan cara manual, itu tidak akan menjadi masalah jika kita hanya mempynyai 5 - 10 nama, tetapi bagaimana jika itu ada 500 nama, seperti di tempat saya bekerja, karena biasanya saya menangani 500-an record nama setiap hari nya, tentulah hal ini akan merepotkan jika kita melakukan secara manual. Terkadang malas juga bisa menjadi sebuah motivasi, itulah yang dikatakan M. Junaidi (Mantan Guru Tata Administrasi Surat Saya) beberapa tahun lalu.

Baik, kita kembali ke pokok bahasan, untuk memisahkan full name menjadi first name dan last name, yang akan kita lakukan adalah:

1. Mencari pemisah kata, yaitu spasi. Anda pasti sudah tahu, yang memisahkan setiap kata adalah spasi. Untuk mencari spasi, kita akan gunakan fungsi FIND, kita akan mencari posisi spasi pada karakter Full Name pada urutan karakter yang ke-berapa. Untuk fungsi ini kita tuliskan fungsi seperti ini =FIND(" ",B3) formula ini akan menghasilkan 5, mengapa?, karena pada "Reno Paslah" spasi nya ada pada urutan ke 5 (Silahkan hitung sendiri);
2. Setelah kita mengetahui posisi spasi pada urutan ke berapa, maka dari hal ini kita sudah tahu bahwa satu karakter sebelum spasi adalah karakter terakhir dari kata pertama. Untuk mengambil kata "Reno" dari kata "Reno Paslah", seharusnya kita mengetikkan =LEFT(B3,4). Tetapi kita tidak mungkin menambahkan jumlah karakter pertama satu per satu, contoh =LEFT(B4,6) untuk "Rahmat", =LEFT(B4,5) untuk "Indah" dan selanjutnya. Karena itu, kita gunakan fungsi FIND tadi, kemudian dikurangkan dengan 1, maka fungsinya menjadi =LEFT(B3,(FIND(" ",B1)-1). Mengapa harus dikurangi dengan 1, saya yakin Anda sudah tahu apa penyebabnya;
3. Setelah kita mendapatkan kata pertama, sekarang kita lanjut mengambil karakter kedua. Kali ini kita tetap menggunakan memanfaatkan fungsi FIND dan ditambahkan dengan fungsi MID. Jika tadi kita mengurangnya dengan 1, sekarang kita menambahakn fungsi FIND dengan 1, sehingga formulanya menjadi =MID(B3,(FIND(" ",B3)+1),100). Nah, mengapa ada 100, itu digunakan untuk mengambil maksimal 100 karakter, saya kira sangat jarang sekali atau bahkan tidak ada seseorang yang memiliki last name nya hingga 100 karakter. Jika seandainya ada, Anda boleh mengubah formulanya menjadi =MID(B3,(FIND(" ",B3)+1),1000)

Agar dapat memahami ilustrasi nya, Anda dapat melihat gambar di bawah:

Share on Google Plus

About paslah.com

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.